Utleiereglement

Jevnaker kommune skal legge til rette for så enkle, forutsigbare og rettferdige vilkår for drift og utvikling av frivillig sektor som mulig. Dette innbefatter å gjøre kommunale anlegg og lokaler tilgjengelig for lag og foreninger som kan utnytte disse til åpne og inkluderende samfunnsformål.

1.1 Tilgjengelige lokaler/anlegg

1.2 Åpnings- og driftstider

Ordinære åpningstider for Jevnakerhallen og gymsalene er 15. august – 15. juni.
For øvrige lokaler er det ingen begrensning, men tilgang vil måtte avgjøres i hvert tilfelle.
Jevnaker kommune har mulighet til å stenge anlegg periodevis for nødvendig vedlikehold/rehabilitering. Leietakere skal orienteres om dette på tidligst mulige tidspunkt.

1.3 Drift og administrasjon

Jevnaker kommune har driftsansvar for alle kommunale lokaler, og besørger daglig ettersyn, renhold og vedlikehold i forbindelse med kommunal virksomhet. Videre besørger kommunen administrasjon, herunder booking og fordeling av tider.
Kommunen søker tett dialog og samhandling med frivillig sektor, preget av gjensidig tillit. Videre etterstrebes at kommunens frivillige sektor har gratis/subsidiert tilgang til lokaler. Derfor føres ikke tilsyn, eller utføres driftsoppgaver, i forbindelse med utleie til lag og foreninger. De enkelte leietakere er ansvarlige for tilsyn, orden og adgangskontroll. Rådmann har myndighet til å regulere hvordan dette organiseres.

1.4 Priser for utleie

Det vedtas hvert år en gjeldende prisliste for utleie av kommunale lokaler. Ved tilfeller som ikke omfattes av prislisten settes prisen av rådmann i hvert enkelt tilfelle.

1.5 Kommunal bruk av lokaler

Kommunens egne tjenester, inkludert skoler og barnehager, har fri tilgang til kommunale lokaler.  Skolene skal etterstrebe minst mulig bruk av gymsaler/idrettshall innenfor tider satt av til frivillig sektor. Berammede skolearrangementer skal meldes inn før skolestart/semesterstart, og følge ordinære bookingrutiner.

1.6 Ordensregler i de enkelte lokaler

Ordensregler for alle besøkende i kommunale lokaler finnes å lese på oppslag i hvert enkelt lokale. Det er i rådmannens mandat å utforme ordensregler, og det er den enkelte leietakers ansvar å sørge for at disse følges. Med besøkende menes deltagere, tilskuere, foresatte som følger barn etc.

1. Tildelt tid kan kun brukes av den leietaker som har fått denne tiden. Tildelt tid kan ikke fremleies til andre. Leietakere har ikke tilgang til lokalene utover den tid som er tildelt. Lokalet skal være ryddet og forlatt etter bruk.
2. Leietaker skal ha en navngitt kontaktperson som er ansvarlig for det overordnede leieforholdet, inkl. låsing, slukking, rydding, renhold etc. Kommunalt personell skal kunne kommunisere direkte med kontaktperson, samt ved behov innkalle kontaktperson til brukermøter, hvor leietakere har oppmøteplikt.
3. Leietaker gis tilgang til kjøkken og kommunalt utstyr/materiell kun etter avtale. Leietaker plikter å følge kjøkkenets til enhver tid ordensregler.
4. Jevnaker kommune er ikke ansvarlig for private gjenstander, klær og utstyr/materiell som kommer bort eller ødelegges/skades i forbindelse med leieforholdet. Leietaker gis tilgang til å lagre eget materiell/utstyr på anvist plass. Lagring foregår på leietakers ansvar. 
5. Leietaker er ansvarlig for enhver skade som påføres bygningen og dennes faste inventar og utstyr. Ordinær slitasje som følge av normal bruk omfattes ikke. Leietaker gis tilgang til å bruke eget materiell utstyr for å gjennomføre aktivitet. Bruken skal klareres med kommunalt personell for å unngå slitasje/skader. 
6. Leietaker er ansvarlig for at søppel/avfall fjernes fra spilleflater, garderober, tribuner og fellesområder. Søppel/avfall skal bringes til kommunal container. Ved ingen omstendighet skal søppelsekker bli stående i eller ved idrettshall/gymsaler. 
7. Jevnaker kommune fraråder bruk av klister i de yngre aldersklasser, i henhold til håndballforbundets anbefalinger. Om leietaker ønsker å bruke klister i øvre aldersklasser, skal dette godkjennes av kommunalt personell. Leietaker må i så fall selv utføre rengjøring av spilleflaten etter gjeldende prosedyrer, og med godkjente kjemikalier. Kostnader ved fjerning av klister som må utføres av renholdspersonale faktureres leietaker. 
8. Brudd på regler/instrukser kan føre til utestenging og tap av rett til å benytte lokalene.

Det søkes om tildeling av treningstider for et skoleår. Søknadsfrist for treningstid kommende skoleår er 1. juni.

Det søkes elektronisk via kommunens hjemmesider. Kommunal saksbehandler utarbeider utkast til fordeling som vedtas av Idrettsrådet i møte medio juni.

Fordeling av faste treningstider gjøres etter følgende prioritet:

• Jevnakerhallen leies ut på skoleårsbasis til seriekamper i håndball i henhold til terminlister utarbeidet av idrettskretsen. Jevnaker kommune berammer kampprogrammet i samarbeid med idrettskretsen før sesongstart.
• Priser for leie finnes i gjeldende prisliste, som vedtas årlig.
• Andre typer av enkeltstående kamper, turneringer etc. behandles som arrangementer (se neste avsnitt)

Med arrangementer menes:

• Enkeltstående konserter, festivaler, messer, folkemøter, dansefester, foredrag etc. som er åpent for publikum, i regi av lag/foreninger.
• Mindre lukkede arrangementer for lag/foreninger, inkl. overnattingsarrangementer
• Idrettsarrangementer (cuper/turneringer som ikke er regulert av sentrale terminlister etc.
• Lukkede rusfrie selskapsarrangementer i privat regi (eksempelvis barnebursdager)

5.1 Tidsrom for arrangementsutleie

Det kan leies ut for arrangementer i tidsrom hvor det ikke foregår trening, skole eller andre faste aktiviteter. Primærtidsrom er helger.

5.2 Søknad og behandling

• Jevnaker kommune håndterer booking til arrangementer.
• For å være sikret ønsket tidspunkt må søknad sendes innen 1. juni før kommende skoleår
• Generell søknadsfrist for løpende saksbehandling er 2 måneder før arrangement. Det oppfordres om å søke så tidlig som praktisk mulig

5.3 Særskilte bruksregler for leietakere ved arrangement

1. Leietaker skal underskrive en kontrakt som regulerer leieforholdet. Kontrakt inngås for hvert arrangement. Med kontrakten skal vedlegges en tidfestet plan for arrangementet, inkludert tidsrom for opprigg, forberedelser, gjennomføring, nedrigg, rydding, renhold, og overlevering av nøkler.
2. Leietaker gis et overtakelsestidspunkt ved kontraktsinngåelse. Leietaker plikter å møte opp til gitte tidspunkt for å gis en praktisk gjennomgang av lokaler og rutiner ved kommunens representant.
3. Leietakere plikter å sette seg inn i brannregler, og evakueringsrutiner som gjelder for lokalet.
4. Alle publikumsarrangementer i Jevnakerhallen som innebærer bruk av utesko på spilleflaten krever normalt at beskyttelsesgulv må monteres. Dette avklares med kommunens representant i hvert tilfelle.
5. Ved bruk av tyngre installasjoner i lokalet, slik som scener, tribuner, sceneteknisk utstyr, utstillingsobjekter etc. skal dette godkjennes av kommunalt personell.
6. Nødutgangsdører skal kun ha denne funksjonen, og ikke brukes til inn/utgang for publikum eller andre. Alle deltakere eller besøkende på arrangementer SKAL sluses via en hovedinngang.
7. Leietaker skal sørge for alminnelig ro og orden i og utenfor lokalene under hele leietiden. Leietaker har selv ansvar for å ha det tilstrekkelige antall vakter som er nødvendig for å etterkomme dette. Leietaker har rett og plikt å vise bort personer som bryter reglene.
8. Leietaker er ansvarlig for å sikre god og ryddig avfallshåndtering under arrangementet. Dette innebærer et tilstrekkelig antall avfallspunkter og jevnlig rydding/tømming. Umiddelbart ved arrangementets slutt skal alt avfall fjernes fra området. Leietaker er selv ansvarlig for å frakte avfallet til HRA.Etterlatt avfall i eller ved lokalene straffes med gebyr i henhold til gjeldende prisliste. Om det vurderes nødvendig, har utleier mulighet til helt eller delvis kreve depositum, i henhold til gjeldende prisliste. Under INGEN omstendighet skal avfall lagres (ei heller mellomlagres) langs lokalenes yttervegger, pga. brannfare.
9. Leietaker er ansvarlig for å fjerne alt av materiell og utstyr brukt under arrangementet fra lokalene og uteområdene umiddelbart etter arrangementets slutt. Etterlatt utstyr/materiell straffes med gebyr i henhold til gjeldende prisliste.
10. Ved endt arrangement skal lokalene ryddes og rengjøres. Rengjøring skal kun utføres i henhold til renholdsplan som er oppslått i lokalene. Det kreves ikke sertifisering av frivillige renholdere, men disse skal gis nødvendig informasjon om riktig kjemikaliebruk, håndtering av gulvvaskemaskin etc. Manglende renhold ilegges straffegebyr i henhold til gjeldende prisliste.
11. Leietaker gis et tilbakeleveringstidspunkt ved kontraktsinngåelse. Leietaker plikter å møte opp til gitte tidspunkt. Kommunal representant foretar besiktigelse av lokalene på morgenen senest første virkedag etter arrangementet. Evt. mangler eller avvik blir da dokumentert
12. Det henvises ellers til Generelle bruksregler for leietakere (i dette dokument) og de til enhver tid gjeldende ordensregler for hvert enkelt lokale.

Jevnakerhallen er tilrettelagt for permanent profilering av reklame.  Lag/organisasjoner som er å vurdere som primærleietakere av Jevnakerhallen (trening/kamp) gis mulighet til inntektsgivende sponsorprofilering i hallen. Det skal kun reklameres for sponsorer som har inntektsbringende sponsoravtaler. Profileringsmateriell skal festes forskriftsmessig på veggarealer avsatt til formålet, og fjernes umiddelbart ved opphør av sponsoravtale. Primærleietakerne kommer selv til enighet om fordeling av profileringsflater.

I øvrige lokaler er det ikke tillatt med permanent profilering, kun midlertidig profilering i forbindelse med aktivitet/arrangement.

Ansatte i Jevnaker kommune har tilgang på kommunale lokaler på samme vilkår som øvrige innbyggere.
All ureglementert egenbruk av kommunale lokaler (eksempelvis barnehager, skoler, svømmehaller, gymsaler, idrettshall) er forbudt.